Una cassetta ricca di attrezzi a disposizione del Dpo
Nella cassetta degli attrezzi del Dpo trova posto un complesso armamentario documentale, una sorta di kit che copre ogni suo compito. Appena insediato distribuirà una scheda di rilevazione dati per capire lo stato dell'arte della privacy in quella impresa/ente e distribuirà una circolare iniziale con le sue linee di azione.
(Nella foto: l'Avv. Antonio Ciccia Messina, autore del Manuale di autodifesa per Data Protection Officer edito da Federprivacy)
Il Dpo ha compiti di informazione e di consulenza e, allora, predisporrà note informative e di consulenza, avendo cura di sottolineare che i suoi interventi sono alla stregua dei chiarimenti che, talvolta, dà il Garante: non è mai una partecipazione alle scelte, che spettano al titolare, ma è sempre una indicazione per rimanere nella legittimità.
Il Dpo può realizzare attivamente la formazione degli autorizzati al trattamento, distinguendo corsi base dai corsi specialistici e deve svolgere compiti di sorveglianza, a monte dei quali deve assumere tutte le necessarie informazioni. Sono tutte attività che prendono corpo in altrettanti documenti, che il Dpo deve redigere con professionalità.
Alla fine di ogni anno o di periodo significativo, è opportuna una relazione sull'attività svolta e, quando il contratto arriva al capolinea, si deve scrivere un formale passaggio di consegne al Dpo subentrante.
Capitolo a parte è il parere sulla valutazione di impatto privacy, che il titolare del trattamento deve redigere per i trattamenti a più alto rischio per gli interessati: quello del Dpo è un parere non vincolante, ma che è obbligatorio chiedere. Altrettanto delicato è il rapporto con il Garante della privacy. Il Dpo è il destinatario privilegiato di richieste del Garante e il mittente più accreditato di richieste al Garante. A questi scopi il Dpo deve essere capace di fornire al Garante tutti gli elementi per agevolare l'operato dell'autorità di controllo.
Tutte le formule e i fac simile danno l'idea di quanta alta debba essere la specializzazione del Dpo.
di Antonio Ciccia Messina (Italia Oggi del 13 dicembre 2021)
