L'articolo 2476 del codice civile prevede che i soci, che non partecipano all'amministrazione, hanno diritto di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di loro fiducia, i libri sociali ed i documenti relativi all'amministrazione.
Tale diritto del socio è funzionale non solo all'esercizio dell'azione di responsabilità contro gli amministratori, ma anche per l'esercizio esercizio consapevole dei diritti connessi alla quota societaria posseduta (ad esempio voto assemblea, partecipazione ad aumento di capitale, esercizio del diritto di opzione, impugnativa assemblea).
Il diritto di controllo riguarda sia i libri sociali, sia i documenti e le scritture contabili, i documenti fiscali e quelli riguardanti singoli affari.
Il quesito posto riguarda i limiti, eventualmente posti dalla disciplina della protezione dei dati, al diritto di controllo del socio. In dottrina si è sottolineato che la società non può opporre aprioristicamente la segretezza o la riservatezza della documentazione, considerato che il socio non è un terzo rispetto alla società. La società però deve respingere istanza, quando il socio viola i principi di correttezza e buona fede. Come capita spesso, bisogna valutare se in concreto un’istanza sia sproporzionata o no.
In sostanza è la società che deve motivare e provare le ragioni di pretestuosità ostative all’accesso del socio, laddove ravveda il rischio concreto che il socio, in violazione dei principi di buona fede e correttezza, si avvalga del diritto di informazione e consultazione dei documenti della società per cagionarle un pregiudizio.
A questo proposito ci sono anche sentenze che indicano possibili soluzioni pratiche. Ad esempio, si può vedere l’ordinanza del 29 settembre 2015 del Tribunale di Milano nel procedimento n. 41359/2015. La predetta ordinanza: a) precisa la liceità del solo utilizzo “endosocietario” della documentazione e delle informazioni richieste dal socio ( scrive il provvedimento che il socio potrà utilizzare documenti e informazioni ricevute solo nei rapporti con la società ovvero con gli amministratori di questa, per il resto essendo tenuto a non divulgare le informazioni; b) ha ordinato la sottoscrizione da parte del socio di uno specifico impegno all'utilizzo della copia della documentazione (da estendersi anche alle informazioni) così ottenuta solo nell'ambito di rapporti con la società e/o con i suoi amministratori e con esclusione di ogni divulgazione nei confronti di altri soggetti della copia della documentazione.
La giurisprudenza più sensibile ad esigenze di riservatezza della società ha anche evidenziato che si può ricorrere ad accorgimenti come il mascheramento preventivo, nelle fatture, sia dei nomi dei clienti e dei fornitori che dei prezzi, e questo a fronte di non pretestuose esigenze di riservatezza fatte valere dalla società.
Quanto alla morosità del socio, valgono gli stessi principi, per cui i poteri di vigilanza e controllo non escludono la possibilità di avere queste informazioni e, pertanto, si potrà procedere nei limiti e con gli accorgimenti indicati.
