Ammesso (seguendo quanto riportato ed in via di mera ipotesi) che la modalità a distanza non consenta effettivamente, obiettivamente, l'accesso agli archivi (circostanza che, nel caso, sarebbe consigliabile poter documentare), sarà comunque da rendere un primo riscontro, perlomeno interlocutorio, senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dalla richiesta di ciascun interessato (art. 12.3), spiegando le ragioni della sopraggiunta impossibilità e la durata di questo lasso temporale e riservando espressamente, a partire dal termine di tale periodo, l'adempimento delle risposte alle varie richieste di accesso. Peraltro, l'art. 12.3 ultimo periodo, disciplina la possibilità di una proroga per un massimo di 2 mesi, per quanto "tenuto conto della complessità e del numero delle richieste" (la causale nella fattispecie è diversa ma secondo me è invocabile, in relazione alla eccezionalità del momento e delle circostanze, nella misura in cui non sia possibile fare altrimenti).
