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Dati, informazioni e sistema di gestione della protezione dei dati personali

La differenza tra dato ed informazione è nota, o, meglio, “dovrebbe” essere nota e condivisa. In questo articolo, dopo avere approfondito il concetto, si vorrà comprendere come i dati e le informazioni si collochino nel contesto del sistema di gestione dei dati personali, ovvero nel modello dinamico per la gestione dei dati, in ottica di accountability.

Monica Perego, docente del Corso di alta formazione per Data Manager

(Nella foto: l'Ing. Monica Perego, docente del Corso di alta formazione per Data Manager)

Spesso, per semplicità, e per rendere la lettura di un testo più fruibile, i termini “dato” ed “informazione” sono usati come sinonimi. In realtà, il significato dei due termini è profondamente diverso. Questo articolo s l’occasione per riflettere.

La definizione di dato e di informazione - L’Enciclopedia Treccani fornisce la seguente definizione di “dato”: in informatica, informazione elementare codificabile o codificata. … La rappresentazione di un’informazione può essere realizzata da d. analogici e da d. digitali. …

Purtroppo, questa definizione riconduce il concetto di dato al solo contesto dell’informatica.

La definizione di “informazione” è: notizia, dato o elemento che consente di avere conoscenza più o meno esatta di fatti, situazioni, modi di essere. In senso più generale, anche la trasmissione dei dati e l’insieme delle strutture che la consentono….

Neanche questa definizione è molto di aiuto; citando espressamente il termine “dato” come sinonimo di “informazione”, ci riporta ai nastri di partenza.

Più utile è l’approfondimento, sempre fornito da Treccani, “Descrizione dei dati e organizzazione”. Lo si riporta qui di seguito rielaborato dall’autrice “La descrizione dei d. e delle relazioni tra di essi deve avvenire tenendo conto di due aspetti distinti: il contenuto di informazione rappresentato dai d. e il supporto fisico per mezzo del quale i d. vengono registrati. Si realizza una descrizione logica dei d. quando, privilegiando il primo aspetto, si mettono in evidenza le relazioni logiche o la struttura logica dei dati; si ottiene invece una descrizione fisica dei d. quando, privilegiando il secondo aspetto, si mettono in evidenza le relazioni fisiche o la struttura fisica del supporto che registra i d. stessi.

L’organizzazione, sia logica sia fisica, dei d. può essere descritta mediante una classificazione gerarchica, in ordine di complessità crescente:

- data item o data entry: rappresentazione della più elementare quantità di informazione, riguardo a un singolo soggetto, non ulteriormente scindibile, usualmente registrata in un byte o in una parola (es. 100.000 €/anno, celeste, separato)
- data aggregate, rappresentazione di una collezione di informazioni, significative solo nel loro complesso (es. il domicilio del dipendente XX è un aggregato dei seguenti elementi: nome della via, numero civico, città, che singolarmente perderebbero di significatività);
- data record o record, rappresentazione di più informazioni, anche fra loro eterogenee, ma tutte riguardanti uno stesso soggetto (es. il valore dello stipendio lordo, netto e delle trattenute del dipendente XX nel mese di maggio);
- data set, collezione di record, omogenei nelle informazioni che contengono, ma riferite a soggetti diversi o allo stesso soggetto in tempi diversi (es. il valore dello stipendio lordo di tutti i dipendenti nel mese di maggio, oppure il valore dello stipendio lordo mensile del dipendente XX dalla data di assunzione);
- data file o semplicemente file, collezione di data set (es. il valore dello stipendio lordo mensile di tutti i dipendenti nell’anno 20xx).

In ciascun livello dell’organizzazione gerarchica i d. possono essere strutturati, cioè possono essere raggruppati, fisicamente e/o logicamente, in entità composte, costruite in maniera regolare e caratteristica a partire dalle loro componenti….”

Il chiarimento sopra esposto ci aiuta a fornire una definizione più accurata e normalmente accettata, anche se non codificata, dei due termini.

Il “dato” è un elemento oggettivo e non interpretabile della realtà, e non è contestualizzato. In altri termini lo si può considerare equivalente ad una “informazione grezza”. La mancanza di elementi di contesto rende il dato in molto casi praticamente inutile.

Ad esempio: “Il Sig. XX è dipendente dell’azienda YY e lavora in una cava (lavoro classificato come usurante secondo il Decreto Legislativo 67/2011)” - si tratta di un dato oggettivo che non fornisce alcuna informazione di contesto.

L’informazione è l’insieme di uno o più dati, elaborati ed interpretati in uno specifico contesto. In altri termini l’informazione è il significato che viene associato ad uno o più dati - “Il Sig. XX è dipendente dell’azienda YY e lavora in una cava, durante il periodo del Ramadan il Sig. XX non consuma, in orario lavorativo, né cibo né bevande“ - in questo caso si tratta di una serie di dati, opportunamente contestualizzati, che ci forniscono un’informazione probabile ed un’informazione certa:

- probabilmente il Sig. XX è di credo musulmano – per quanto l’informazione non è in alcun modo trattata dall’organizzazione;
- sicuramente durante il periodo del Ramadan è necessario tenere sotto controllo il Sig. XX, prima che manifesti segnali di debolezza, considerando l’impegno fisico richiesto dalla mansione che ricopre.

Il sistema di gestione della protezione dei dati personali - Il sistema di gestione della protezione dei dati consiste, come ben noto, in un insieme di politiche, processi, tecnologie e controlli, progettati per proteggere i dati personali e le informazioni sensibili. La finalità è quella di gestire, attraverso un insieme di procedure, organizzate sotto forma di Modello Organizzativo Privacy (MOP), l'intero ciclo di vita dei dati, dalla loro raccolta alla distruzione, assicurandosi che i dati siano trattati in conformità con le leggi sulla privacy e che le informazioni derivanti da questi dati siano adeguatamente protette.

Dato ed informazione nel contesto del sistema di gestione della protezione dei dati personali - Un sistema di gestione della protezione dei dati ci aiuta quindi a comprendere come gestire al meglio le informazioni; infatti, ci sprona a ridurre progressivamente l’accesso alle informazioni quando esse si presentano in forma aggregata, come precedentemente indicato dalla classificazione gerarchica.

Ciò perché le informazioni vanno sempre protette, ma più i dati sono organizzati in modo complesso, tanto maggiore è la necessità di definire a livello di MOP adeguate misure di protezione.

Conclusione - I dati, le informazioni e il sistema di gestione della protezione dei dati sono quindi strettamente interconnessi, e tale connessione è fondamentale per garantire la sicurezza e la conformità delle organizzazioni alle normative sulla privacy. In sintesi:

- i dati sono la materia prima; le informazioni sono ciò che si ottiene elaborando questi dati in un contesto specifico;
- un sistema di gestione della protezione dei dati assicura che i dati e le informazioni siano protetti da minacce esterne e da usi impropri;
- la gestione e la protezione dei dati influenzano direttamente la qualità e la sicurezza delle informazioni prodotte.

Note sull'Autore

Monica Perego Monica Perego

Membro del Comitato Scientifico di Federprivacy, docente qualificato TÜV Italia e docente del Master per Esperto Privacy e del Corso di alta formazione per Data Manager - Twitter: monica_perego

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