L'ente di formazione, come titolare del trattamento, è tenuto al rispetto del principio di “minimizzazione” previsto dall’art.5 del GDPR, che richiede di evitare di usare quei dati dell’interessato che non sono assolutamente indispensabili rispetto al trattamento da effettuare. Quindi per rispettare questo principio, è necessario fare una valutazione a priori, chiedendosi se le informazioni che si intende chiedere all’interessato sono veramente indispensabili per espletare il servizio richiesto.
La richiesta e la conservazione del documento d’identità da parte di un titolare del trattamento è consentita solo quando vi è un obbligo normativo, ma nel caso di specie non mi risulta vi sia una imposizione di legge, specialmente se si tratta di un ente di formazione privato. Ci sono solo rari casi in cui la legge consente di acquisire il documento d’identità dell’interessato, come ad esempio quando si deve acquistare una scheda per il telefonino, (art. 6, comma 2, della Legge 31 luglio 2005, n. 155), oppure quando la richiesta ci viene fatta da una pubblica amministrazione (art. 45 del D.P.R. del 28 dicembre 2000, n. 445).
Pertanto, la richiesta dell’ente di formazione pare eccessiva rispetto a quanto previsto dal Gdpr, e può bastare la firma sul registro presenze con l’indicazione del nominativo del partecipante.
Cordiali saluti
Nicola Bernardi
