ARGOMENTO:

L'articolo Ora i dipendenti preferiscono WhatsApp alla mail: dati aziendali fuori controllo spiega molto bene che, purtroppo, questo problema sta andando di male in peggio, e, come spiega Nicola Bernardi, presidente di Federprivacy "Se le imprese non correranno presto ai ripari, sarà inevitabile assistere a una progressiva crescita di contenziosi e violazioni derivanti dall’uso irresponsabile di tali applicazioni”. il decalogo per i Servizi aziendali di chat e messaggistica elettronica con il Gdpr è un ottimo aiuto per le aziende per affrontare questo problema e risponde, in parte, al quesito che ho posto in questa discussione, permettendo all'azienda di creare un regolamento interno adeguato.
Ma come venire incontro alle esigenze dell'impiegato di rispettare questo regolamento senza rendere più lento e complicato il suo lavoro? Infatti se applicare il regolamento aziendale complicherà e rallenterà il suo lavoro, sarà tentato a continuare a usare applicazioni come WhatsApp. Come consulente e insegnante di informatica ho visto spesso come le persone preferiscono dispositivi e applicazioni che trovano più rapidi da capire e usare.
Qui entrano in gioco due questioni: 1) Il dispositivo che userà per lavorare e 2) l'applicazione che userà per inviare informazioni, foto o altri dati sensibili a chi è autorizzato a riceverli.
1) Il dispositivo mobile deve essere aziendale, questo impedirà di usare lo stesso dispositivo e APP di messaggistica per un uso lavorativo e personale. L'accesso al dispositivo deve essere protetto dalle credenziali di accesso che devono essere custodite dall'impiegato con la massima diligenza.
2) l'applicazione deve, ovviamente, rispettare tutti i parametri di sicurezza, ma per motivare gli impiegati ad usarla deve essere anche pratica e semplice. L'account email e la relativa applicazione per la posta elettronica, per alcuni, non sempre risulta pratica da utilizzare, cosa che porta l'impiegato a usare APP come WhatsApp. Ci sono varie applicazioni che potrebbero venire incontro a questa esigenza dell'impiegato, come ad esempio Signal (vedi questa discussione) o Microsoft Teams (vedi questa discussione), ma ci sono anche applicazioni realizzate appositamente per le chat aziendali.

l'articolo " Oltre il 70% dei dipendenti utilizza WhatsApp per condividere dati sensibili e informazioni critiche dell'azienda " ha messo in evidenza il problema dell'uso di app di messaggistica istantanea e software di videoconferenza online per condividere dati sensibili con colleghi di lavoro e clienti. Come indica l'articolo, in futuro molti impiegati si troveranno di nuovo ad usare queste app per condividere informazioni aziendali e dati sensibili, quindi la situazione tenderà ad aggravarsi ulteriormente. La comodità nell'uso di queste app spinge molti a utilizzarla. Ma come conciliare le esigenze delle aziende di proteggere i dati sensibili con il bisogno dei dipendenti di comunicare con colleghi e clienti in modo semplice e veloce? Fatemi sapere se anche voi vi siete posto questo problema.