ARGOMENTO:

Brevemente, a mio avviso: se la mail personale è stata raccolta per comunicazioni aziendali, la base per il trattamento la vedrei nell'articolo 6 punto b del GDPR e l'inoltro di comunicazioni come quella del sondaggio potrebbe essere veicolata con la stessa. Il coinvolgimento di un terzo, per di più a cui verrebbero conferite le mail personali raccolte ad hoc necessiterebbe dell'avallo di ogni singolo interessato (che potrebbe essere raccolto al momento della raccolta della mail). Circa l'anonimato del sondaggio, immagino intenda dire che i partecipanti dovrebbero partecipare accedendo a un link esterno: attenzione però che effettivamente le credenziali (salvo che sia la medesima per tutti) non consentano poi di risalire al singolo compilatore. Se la partecipazione è tramite un link esterno poi, le credenziali potrebbero essere assegnate brevi manu, così eliminando l'esigenza di raccogliere e veicolare le mail al terzo (e con maggior garanzia di anonimato).
In ogni caso, che siano coperte dall'art. 6.b o dal consenso, occorrerebbe definire un trattamento per le gestione delle mail e una informativa.

Grazie mille per il suo riscontro Dr. Mancino.
Difatti, l'attività verrà svolta da una società terza nominata come responsabile del Trattamento che assicurerà anonimato delle risposte, ma che riceverà elenco degli indirizzi email dei dipendenti ai quali veicolare il sondaggio.
Mi sembra di capire dal punto e) della sua risposta che secondo Lei non è necessario chiedere il consenso al dipendente che NON ha mail aziendale, ma ha condiviso col Datore di Lavoro la sola mail personale, al fine di permettere al datori di lavoro di condividere l'indirizzo mail personale con la società terza che erogherà il sondaggio.
Capisco bene? Varrebbe anche in questo caso il legittimo interesse quale base giuridica?
Grazie per un ulteriore chiarimento su come procedere con l'erogazione dei sondaggi tramite società terza su indirizzi mail personali dei dipendenti.

Premesso che, a mio avviso, l’ascolto della compagine e il coinvolgimento in scelte di contesto (che non siano di tenore contrattuale e quindi bypassino la funzione delle OO.SS.) è un fattore che può incrementare il senso di appartenenza ad una organizzazione, circa l’argomento propongo, come contributo alla riflessione, le seguenti considerazioni:
a) salvo che sia contrattualizzato l’obbligo per i lavoratori di rispondere anche a sondaggi su diversi argomenti inerenti al contesto lavorativo (per quanto a mia conoscenza tale eventualità non ha concreta pratica ed anzi la riterrei impropria), la partecipazione a sondaggi non può che essere libera da parte dei singoli e senza (timore di ) impatti per chi non ritenesse di non partecipare;
b) ove tale obbligo non vi sia un sondaggio in generale per essere veritiero dovrebbe preferibilmente tutelare la riservatezza delle considerazioni dei partecipanti (= forma anonima) al fine di evitare timori come quello di ripercussioni negative in caso di risposte critiche (dipende anche se le domande sono a risposta aperta o predefinite);
c) coinvolgere terzi nell’erogazione dei sondaggi e nella gestione delle risposte implica che tale terzo dovrebbe essere nominato anche responsabile del trattamento (un trattamento GDPR andrebbe definito anche se tutto viene gestito in house ed essere accompagnato da informativa per gli interessati, ove non sia riconducibile ad altra informativa afferente alla gestione del rapporto di lavoro). Ciò salvo che i sondaggi siano condotti in forma anonima e senza rilevare chi partecipi o meno. Nel caso di utilizzo di terzi l’onere della nomina si porrebbe egualmente laddove alla stessa venga fornito l’elenco della compagine e i relativi recapiti anche solo per veicolare il sondaggio;
d) peraltro, i sondaggi su aspetti di contesto come quelli accennati possono essere uno strumento utile per conoscere le esigenze del personale quindi andrebbero adeguatamente presentati e, ove condotti, prevedere anche un feedback per la compagine;
e) il veicolo tramite cui diffondere il sondaggio potrebbe essere la mail aziendale. Ove i dipendenti non ne siano stati dotati e comunque siano state raccolte le mail personali per comunicazioni aziendali la notizia del sondaggio potrebbe anche essere veicolata su tali mail. Peraltro l’informazione sul sondaggio potrebbe anche essere resa in ambito lavorativo mediante gli usuali mezzi di comunicazione adottati (bacheca aziendale, ordine di servizio interno, …);
f) una soluzione “neutra” a fini privacy potrebbe consistere nel diffondere la notizia del sondaggio (lasciando agli interessati la scelta se partecipare o meno) e poi raccogliere le risposte tramite una procedura online accessibile con credenziali generiche da comunicare agli interessati oppure mediante schede cartacee da inserire in apposite cassette all’interno dell’impresa;
g) va da sé che, un monitoraggio conpscitivo destrutturato ma continuo, potrebbe essere perseguito mediante una i) cassetta fisica deputata a raccogliere suggerimenti / osservazioni da parte del personale su specifici aspetti specificando, eventualmente, che quelli anonimi non verrebbero tenuti presenti oppure una ii) casella mail deputata allo stesso fine.

Buongiorno, vorrei chiedere cortesemente un Vostro parere in merito alla seguente questione.

E' possibile inviare sondaggi (creati tramite società terze -SorveyMonkey per esempio- che andranno poi a lavorare anche sui risultati di tali sondaggi) inerenti il contesto lavorativo (per esempio: servizi offerti quali mensa, posteggi, etc) sull'email aziendale del dipendente, o sulla mail personale di quei dipendenti che non dispongono della mail aziendale?
Quale base giuridica sarebbe corretto utilizzare? Legittimo interesse del datore di lavoro, visto l'argomento dei sondaggi, o consenso dell'interessato perchè il sondaggio esulerebbe dalle mansioni del lavoratore e verrebbe inoltrato tramite società terza (e su mail personale del dipendente, qualora non presente quella aziendale)?
Grazie molte.