Premesso che, a mio avviso, l’ascolto della compagine e il coinvolgimento in scelte di contesto (che non siano di tenore contrattuale e quindi bypassino la funzione delle OO.SS.) è un fattore che può incrementare il senso di appartenenza ad una organizzazione, circa l’argomento propongo, come contributo alla riflessione, le seguenti considerazioni:
a) salvo che sia contrattualizzato l’obbligo per i lavoratori di rispondere anche a sondaggi su diversi argomenti inerenti al contesto lavorativo (per quanto a mia conoscenza tale eventualità non ha concreta pratica ed anzi la riterrei impropria), la partecipazione a sondaggi non può che essere libera da parte dei singoli e senza (timore di ) impatti per chi non ritenesse di non partecipare;
b) ove tale obbligo non vi sia un sondaggio in generale per essere veritiero dovrebbe preferibilmente tutelare la riservatezza delle considerazioni dei partecipanti (= forma anonima) al fine di evitare timori come quello di ripercussioni negative in caso di risposte critiche (dipende anche se le domande sono a risposta aperta o predefinite);
c) coinvolgere terzi nell’erogazione dei sondaggi e nella gestione delle risposte implica che tale terzo dovrebbe essere nominato anche responsabile del trattamento (un trattamento GDPR andrebbe definito anche se tutto viene gestito in house ed essere accompagnato da informativa per gli interessati, ove non sia riconducibile ad altra informativa afferente alla gestione del rapporto di lavoro). Ciò salvo che i sondaggi siano condotti in forma anonima e senza rilevare chi partecipi o meno. Nel caso di utilizzo di terzi l’onere della nomina si porrebbe egualmente laddove alla stessa venga fornito l’elenco della compagine e i relativi recapiti anche solo per veicolare il sondaggio;
d) peraltro, i sondaggi su aspetti di contesto come quelli accennati possono essere uno strumento utile per conoscere le esigenze del personale quindi andrebbero adeguatamente presentati e, ove condotti, prevedere anche un feedback per la compagine;
e) il veicolo tramite cui diffondere il sondaggio potrebbe essere la mail aziendale. Ove i dipendenti non ne siano stati dotati e comunque siano state raccolte le mail personali per comunicazioni aziendali la notizia del sondaggio potrebbe anche essere veicolata su tali mail. Peraltro l’informazione sul sondaggio potrebbe anche essere resa in ambito lavorativo mediante gli usuali mezzi di comunicazione adottati (bacheca aziendale, ordine di servizio interno, …);
f) una soluzione “neutra” a fini privacy potrebbe consistere nel diffondere la notizia del sondaggio (lasciando agli interessati la scelta se partecipare o meno) e poi raccogliere le risposte tramite una procedura online accessibile con credenziali generiche da comunicare agli interessati oppure mediante schede cartacee da inserire in apposite cassette all’interno dell’impresa;
g) va da sé che, un monitoraggio conpscitivo destrutturato ma continuo, potrebbe essere perseguito mediante una i) cassetta fisica deputata a raccogliere suggerimenti / osservazioni da parte del personale su specifici aspetti specificando, eventualmente, che quelli anonimi non verrebbero tenuti presenti oppure una ii) casella mail deputata allo stesso fine.
